Tecnología para eventos

La tecnología para eventos es un factor clave para su éxito, ya se trate de eventos híbridos, presenciales o virtuales. Y es que la tecnología permite ofrecer a los asistentes una experiencia inmersiva, interactiva y personalizada, que sirve para hacerles sentir parte del evento y deja en ellas un recuerdo inolvidable.

Pero, ¿qué tipo de tecnología para eventos se puede utilizar hoy en día? ¿Qué ventajas comporta? ¿Cuáles son las tendencias que se están imponiendo en el sector en los últimos tiempos?

En este artículo vamos a tratar de hacer una radiografía general y responder a estas preguntas, mostrando algunos ejemplos de cómo la tecnología para eventos puede ayudar a crear eventos únicos y memorables.

¿Qué es la tecnología para eventos?

La tecnología para eventos es el conjunto de herramientas, dispositivos, aplicaciones y plataformas que permiten planificar, organizar, gestionar, promocionar y ejecutar un evento de forma eficiente y efectiva.

La tecnología para eventos es algo muy amplio. Por ejemplo, abarca el software para eventos que ayuda a crear páginas web, aplicaciones móviles, invitaciones, formularios de registro, acreditaciones o certificados. Pero también la tecnología audiovisual, que permite transmitir el evento en streaming, grabarlo, editarlo, proyectarlo, etc.

La tecnología para eventos también incluye innovaciones recientes como la realidad virtual, la realidad aumentada, la inteligencia artificial, el internet de las cosas, los drones, los robots, los hologramas, los paneles táctiles o los wearables, entre muchos otros. Todos ellos permiten crear experiencias sensoriales y emocionales para los asistentes.

¿Qué beneficios tiene la tecnología para eventos?

La tecnología para eventos conlleva múltiples beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes. Veamos algunos de ellos a continuación:

Ahorro de tiempo y dinero: la tecnología para eventos permite automatizar y optimizar muchos procesos que antes requerían más recursos humanos y materiales. Por ejemplo, hoy en día es posible enviar invitaciones por email o SMS, gestionar las inscripciones online, controlar el acceso con códigos QR, etc.
Mayor alcance y visibilidad: la tecnología para eventos permite llegar a más personas y lugares a los que antes era mucho más difícil. Por ejemplo, es posible transmitir el evento en live streaming a través de diferentes plataformas y redes sociales o grabarlo y compartirlo después.
Mayor interacción y participación: la tecnología también permite crear un canal de comunicación bidireccional con los asistentes y fomentar su implicación y feedback. Un ejemplo de ello son los chats, foros, encuestas en tiempo real, juegos interactivos, etc.
Mayor personalización y segmentación: la tecnología para eventos permite adaptar el contenido y el formato del evento a las preferencias y necesidades de cada asistente. Esto es útil para ofrecer diferentes idiomas o subtítulos, por ejemplo.
Mayor medición y análisis: la tecnología para eventos permite recopilar y procesar una gran cantidad de datos sobre el evento y los asistentes. Por ejemplo, puede medirse el número de visitas, el tiempo de permanencia, el nivel de satisfacción, el retorno de la inversión (ROI) y un largo etcétera de datos.

¿Qué tendencias están de moda en la tecnología para eventos?

La tecnología para eventos está en constante evolución, por lo que cada vez surgen nuevas soluciones que permiten mejorar la calidad y el impacto de los eventos. Algunas de las tendencias más actuales son:

Eventos híbridos

Se trata de los eventos que combinan lo mejor de los presenciales y los virtuales. Los eventos híbridos permiten ampliar el público potencial del evento al ofrecer diferentes posibilidades para su asistencia sin que esta tenga que estar supeditada a ningún lugar físico. Además, permiten crear una experiencia más rica e integrada al combinar diferentes formatos y canales de comunicación.

Eventos virtuales

Son aquellos que se realizan íntegramente en un entorno digital. Los eventos virtuales han cobrado especial relevancia debido a la reciente pandemia del COVID-19 que ha limitado los desplazamientos y las reuniones presenciales. Se trata de una alternativa segura y sostenible que permite reducir costes al vez que se reduce la huella ecológica. Además, ofrecen una mayor flexibilidad a los asistentes al poder acceder al evento desde cualquier lugar y dispositivo.

Realidad virtual y realidad aumentada

Estas tecnologías permiten crear entornos y experiencias inmersivas que sobrepasan los límites de la realidad. La realidad virtual permite transportar al asistente del evento a un mundo virtual donde puede interactuar con objetos y personas.

La realidad aumentada añade elementos virtuales sobre el mundo real que podemos ver a través de un dispositivo. Estas tecnologías permiten ofrecer a los asistentes una experiencia única que les hace sentir parte del evento y deja una huella imborrable.

Inteligencia artificial y chatbots

Este tipo de tecnologías permiten automatizar y personalizar la comunicación con los asistentes. La inteligencia artificial es capaz de analizar los datos y el comportamiento de los usuarios para ofrecerles contenido y recomendaciones relevantes.

Por su parte, los chatbots son programas que simulan una conversación humana y que pueden resolver dudas, dar información, hacer sugerencias, etc. Estas tecnologías son vitales para mejorar la atención al cliente, pero también contribuyen a la fidelización de los asistentes.

Drones y robots

Se trata de dispositivos que permiten una experiencia audiovisual totalmente única y exclusiva, al ofrecer una visión más completa y espectacular del evento. Y es que gracias a ellos es posible captar y transmitir imágenes y sonidos desde diferentes ángulos y perspectivas que de otra forma sería imposible. Los drones son vehículos aéreos no tripulados que pueden volar y grabar el evento desde el cielo. Los robots son máquinas que pueden moverse y actuar de forma autónoma o controlada.

Ejemplos de tecnología para eventos

Para ilustrar cómo la tecnología para eventos puede contribuir a crear eventos únicos y memorables, veamos a continuación algunos ejemplos reales de éxito de eventos en los que se han utilizado diferentes tipos de tecnología:

TEDxMadrid: este evento, dedicado a difundir ideas innovadoras, se realizó en formato híbrido en septiembre de 2020. El evento contó con un escenario presencial tuvieron lugar las ponencias en directo, pero también una plataforma virtual donde se retransmitieron las ponencias en streaming y se ofrecieron contenidos adicionales como entrevistas, debates, talleres, etc. El evento también utilizó una aplicación móvil para facilitar la interacción entre los asistentes presenciales y virtuales.
Tomorrowland Around the World: este evento, considerado uno de los festivales de música electrónica más importantes del mundo, se realizó en formato virtual en julio de 2020. Los organizadores crearon un mundo virtual llamado Pāpiliōnem, donde se recrearon ocho escenarios diferentes con espectaculares efectos visuales y sonoros. En el festival virtual participaron más de 60 artistas internacionales que actuaron en directo o en diferido y también se llevaron a cabo todo tipo de actividades como juegos, talleres, webinars, etc.
Samsung Unpacked: este evento, dedicado a presentar los nuevos productos de la marca coreana, se realizó en formato virtual en agosto de 2020. El evento utilizó la realidad aumentada para mostrar los nuevos dispositivos como si estuvieran en la mano del espectador. Asimismo, se empleó la inteligencia artificial para generar subtítulos en diferentes idiomas y adaptar los contenido a cada usuario y se implementó un chatbot capaz de responder a todo tipo de preguntas.

Conclusión

Como acabas de ver, la tecnología para eventos es un elemento esencial para crear eventos exitosos en el siglo XXI. La tecnología nos permite ofrecer a los asistentes una experiencia única y memorable y a la vez ahorrar tiempo y dinero. También aumentar el alcance y la visibilidad y mejorar la interacción y la participación, así como analizar los resultados para mejorar de forma continua en cada edición.

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