Marketing para eventos digitales

Que los eventos digitales son una forma de comunicación con mucha relevancia en los últimos tiempos no es algo que a estas alturas sorprenda a nadie. Y es que debido a la reciente pandemia de COVID-19 que ha limitado las posibilidades de llevar a cabo eventos presenciales, tanto los eventos digitales como los eventos híbridos han despegado definitivamente.

Y tampoco es algo que debería extrañar a nadie, ya que este tipo de eventos ofrecen muchas ventajas: la posibilidad de llegar a una audiencia más amplia y diversa, reducción de costes, menor impacto ambiental, mayor aprovechamiento de las herramientas tecnológicas para crear experiencias interactivas y personalizadas y un largo etcétera son solo algunas de ellas.

No obstante, organizar un evento digital no es tan sencillo como pueda parecer a priori. Se necesita una planificación estratégica cuidada al milímetro, una selección adecuada de tanto de la plataforma como de los formatos y, por supuesto, una gestión eficiente de los recursos humanos y técnicos.

Además, uno de los factores más importantes y que suponen un verdadero desafío para la mayoría de empresas es el marketing para eventos digitales, o lo que es lo mismo, cómo dar a conocer el evento, generar interés y fidelizar a los asistentes.

Por ello, en base a nuestra experiencia como productora de streaming en Galicia con miles de eventos a nuestras espaldas, hoy contaremos algunos consejos prácticos para diseñar e implementar una estrategia de marketing para eventos digitales exitosa. Así que si tienes una empresa y quieres organizar un evento digital, ¡no pierdas detalle!

Consejos para las estrategias de marketing para eventos digitales

A continuación, te daremos una serie de consejos para las estrategias de marketing para eventos digitales que te ayudarán a conseguir tus objetivos y a sorprender a tu público.

Definir los objetivos y el público objetivo del evento digital

Mucho antes de comenzar a pensar en promocionar cualquier evento digital, hay que tener claro qué se quiere conseguir con él y a quién queremos dirigirnos. Una de las mejores formas de crear una buena base es aplicar la metodología SMART (specific, measurable, assignable, realistic and time-related), es decir, que los objetivos a fijar sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

Esto es lo que ayudará a evaluar el éxito del evento y a orientar las acciones de marketing previas. Por poner un ejemplo, uno de los objetivos puede ser aumentar el número de registros o bien el nivel de satisfacción de los usuarios/clientes.

Al mismo tiempo, también será necesario definir el perfil del público objetivo, o sea, las características demográficas, psicográficas y de comportamiento de las personas a las que se desea llegar con el evento. Esto es lo que permitirá segmentar la audiencia y adaptar el mensaje y los diferentes canales de comunicación a sus necesidades e intereses específicos.

Crear una identidad visual y un mensaje atractivo

Una vez bien definidos los objetivos y la audiencia, es el momento de crear una identidad visual y un mensaje atractivo para el evento digital. Podemos definir la identidad visual como el conjunto de elementos gráficos que representan un evento como el nombre, el logo, los colores, las tipografías, las imágenes, etc. Por supuesto, la identidad visual debe ser coherente con la imagen de marca de la empresa u organización, además de con la temática y el tono del evento.

El mensaje, es decir, el contenido verbal que se transmite sobre el evento (eslogan, descripción, etc.) debe ser claro, conciso y persuasivo, dando a ver el valor diferencial de tu evento y lo que aportará al público objetivo. En este sentido, conviene tener claro que l mensaje debe responder a cinco preguntas básicas: qué, quién, cómo, cuándo y dónde.

Diseñar una página web o landing page profesional para promocionar el evento digital

Aunque dependiendo de su naturaleza no todos los eventos requieren de ello, si que es cierto que el sitio web o la landing page es un gran aliado para presentar el evento y ofrecer más información a las personas interesadas. Por tanto, se trata de uno de los elementos clave de cualquier estrategia de marketing para eventos digitales.

En este sentido, hay que tener claro que la web o landing page debe ser atractiva pero, por encima de todo, debe ser profesional y sobre todo, debe ser funcional. Para ello es absolutamente recomendable seguir los principios del diseño web responsive para que luzca bien en diferentes dispositivos y ofrezca una buena experiencia de usuario.

Al mismo tiempo, debe también estar optimizada para el posicionamiento SEO para que los usuario puedan encontrar el evento al realizar búsquedas en Google. Por norma general, el sitio web o landing page debe tener como elementos innegociables lo siguiente:

Un título y un subtítulo que sirvan como resumen del tema y el propósito del evento digital.
Una imagen (mucho mejor si es un vídeo) que consiga captar la atención y genere expectativa en los visitantes.
Una introducción donde se explique de forma breve pero concreta qué es el evento, quién lo organiza y por qué es interesante.
Una agenda o programación donde se detallen las actividades, los conferenciantes y los horarios del evento.
Un formulario de registro que facilite la inscripción al evento y la recopilación de datos.
Un botón o una CTA (call to action o llamada a la acción en español) que invite a registrarse en el evento o compartirlo en las redes sociales.
Un pie de página o footer donde aparezcan de forma clara los datos de contacto, las redes sociales y los patrocinadores del evento digital.

Utilizar las redes sociales para difundir, ampliar el mensaje y dinamizar el evento

Sin duda, las redes sociales representan una herramienta imprescindible en el marketing para eventos digitales. Su importancia no solo radica en la difusión del evento y la interacción con el público, sino en la creación de una comunidad comprometida alrededor de él. Si lo que se desea es aprovechar al máximo el potencial de las redes sociales, resulta imprescindible seguir estos pasos:

Elegir las redes sociales más adecuadas. Y es que conviene tener en cuenta que para cada tipo de evento y público objetivo puede haber unas u otras más adecuadas. Puede que si el público objetivo es joven interese más trabajar Instagra, o TikTok, mientras que si tiene más edad o el evento es muy profesional, interese más trabajar Twitter, LinkedIn o Facebook.
Crear un perfil o una página específica para el evento digital o bien utilizar el de la empresa o entidad organizadora. Evidentemente, como hemos dicho anteriormente, es indispensable alinearlo con la identidad visual y el mensaje del evento.
Diseñar un plan de contenidos que incluya información relevante y atractiva sobre el evento: el tema, los ponentes, las novedades, testimonios que muestren el valor del evento, etc.
Publicar contenidos de forma regular y con variedad de formatos (texto, imagen, vídeo, etc.). Además, será necesario crear un hashtag único y original para el evento que además sea fácil de recordar y escribir para que los seguidores lo usen con naturalidad.
Interactuar con el público lo que implica responder a los comentarios, preguntas y sugerencias, además de crear encuestas o promociones que fomenten la participación.
Y por supuesto, monitorizar el rendimiento de las publicaciones y ajustar la estrategia en función de los resultados. Para ello, además de utilizar las propias estadísticas de las redes sociales, existen otras herramientas como Metricool que son de gran ayuda.

Aprovechar el potencial del email marketing para comunicarse con la audiencia antes, durante y después del evento

Denostado todavía por mucha gente, lo cierto es que el email marketing sigue siendo una técnica muy efectiva y que tiene una gran importancia en el marketing para eventos digitales. Y es que permite comunicarse con el público de forma directa, personalizada y, lo más importante, segmentada.

En este sentido, su importancia reside en que ayuda a mantener el contacto con los potenciales asistentes antes, durante y después del evento digital. Algunos ejemplos de emails que se pueden enviar son los siguientes:

Un email de invitación que anuncie el evento e incite al usuario a registrarse.
Un email de confirmación agradeciendo el registro y facilitando los datos de acceso al evento.
Un email recordatorio a enviar los días y horas previas al evento con la información clave para acceder.
Un email de seguimiento enviado tras el evento donde se solicite la opinión de los asistentes.
Finalmente, un email de agradecimiento donde se resuma el evento y se compartan los contenidos generados..

Para realizar una campaña de email marketing exitosa existen hoy en día muchas herramientas útiles como pueden ser Mailchimp, ActiveCampign o Sendinblue, entre otras. Todas ellas permiten crear diseños atractivos, gestionar y segmentar bases de datos, enviar emails masivos, crear tests A/B y finalmente medir los resultados obtenidos.

Conclusión

Como acabas de ver si has llegado hasta aquí, el marketing para eventos digitales es un proceso complejo que requiere una planificación estratégica y una ejecución creativa. Sin embargo, si sigues los consejos prácticos que hemos señalado, te aseguramos que tendrás una base sólida para promocionar tu evento online con éxito y de esta forma atraer a tu público objetivo.

Ante todo, recuerda que lo más importante siempre es ofrecer un valor añadido a los asistentes y crear una experiencia inolvidable para ellos. Si necesitas ayuda profesional para producir tu evento digital con la mejor calidad audiovisual posible, no dudes en contactar con nosotros.

Somos una empresa especializada en la retransmisión multicámara de eventos y la producción audiovisual para streaming formada por profesionales que saben como hacer las cosas y disponen de los recursos técnicos necesarios para que todo salga a la perfección. Te esperamos en el teléfono 687 459 034 o en el correo electrónico aleuto@aleuto.com ¡Estaremos encantados de ayudarte!