Eventos híbridos: la nueva forma de conectar con tu audiencia

Los eventos híbridos son una nueva forma de organizar eventos que combina lo mejor de los eventos presenciales y los eventos virtuales permitiendo de esta manera ofrecer experiencias únicas y memorables a la audiencia.

Se trata sin duda de una tendencia al alza en el sector de los eventos que cada vez tiene más adeptos y que como es lógico se aceleró con la reciente pandemia del COVID-19 que obligó a buscar nuevas soluciones.

Y no es de extrañar que esté al alza, ya que este tipo de eventos ofrecen la posibilidad de llegar a un mayor número de personas, sin importar dónde se encuentren, además de generar más interacción y participación.

Pero, ¿qué son exactamente los eventos híbridos y cómo se organizan? ¿Cuáles son sus ventajas? En el post de hoy te lo contamos todo.

¿Qué son los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son aquellos que combinan el mundo físico con el mundo virtual, dando lugar así a eventos más interactivos y participativos. Gracias a la inclusión de la parte virtual en el evento presencial, se obtiene un mayor alcance, ya que es posible contar con participantes de todas las partes del mundo sin que tengan que desplazarse y estar presencialmente en el lugar del evento físico.

Así, los eventos híbridos se celebran de forma presencial en una sede física (o varias) que están, al mismo tiempo, conectadas a través de la tecnología streaming con una audiencia online que asiste a la retransmisión en vivo que les permite disfrutar el evento como si estuviesen presentes en persona.

Sin embargo, es importante tener presente que, para que un evento híbrido funcione adecuadamente y salga a la perfección, es totalmente fundamental contar con un equipo experto en la organización de streaming para eventos formado por técnicos del sector audiovisual, guionistas, creativos y dinamizadores virtuales que garanticen el éxito final del evento.

¿Qué ventajas tienen los eventos híbridos?

Los eventos híbridos ofrecen una serie de ventajas tanto para los organizadores como para los asistentes y los ponentes, ya se encuentren de forma física u online. Algunas de estas ventajas son:

Ahorro de tiempo y dinero en los gastos de desplazamiento de los asistentes y participantes al evento.
Posibilidad de ampliar la audiencia al poder llegar a personas que no podrían asistir de forma presencial por motivos geográficos o de disponibilidad de agenda.
Mejora del impacto en redes sociales ya que un evento híbrido permite generar más contenido y conversación.
Mayor facilidad para conseguir analizar de forma efectiva el impacto del evento y posibilidades de medir el alcance y la opinión de los asistentes.
Posibilidad de alcanzar a las nuevas audiencias que se sienten muy cómodas utilizando las nuevas tecnologías (centennials).
Mayor flexibilidad y adaptabilidad para afrontar con éxito posibles imprevistos o cambios de última hora.
Mayor sostenibilidad, ya que los eventos híbridos permiten reducir la huella ecológica que supone su organización.

¿Por qué son tan populares los eventos híbridos en los últimos tiempos?

Los eventos híbridos no son realmente una novedad ya que se llevan celebrando desde hace varios años. Pero sí que es cierto que adquirieron un protagonismo especial en los últimos tiempos debido a la crisis sanitaria provocada por la COVID-19.

Ante este contexto, el sector de los eventos presenciales tuvo que reinventarse y comenzar a buscar alternativas que hicieran viable la celebración de los mismos que estaban limitados por aforo requerían de cumplir otras medidas para las que los eventos híbridos eran la mejor opción.

Esta experiencia acelerada por circunstancias no previstas ha confirmado otra de las grandes ventajas de los eventos híbridos: la de responder a las nuevas demandas y expectativas de los asistentes, que buscan experiencias personalizadas e interactivas sin necesidad de estar presentes y atados a un lugar físico.

¿Cómo se organizan los eventos híbridos?

La organización de eventos híbridos conlleva planificar un mismo evento no solo en un escenario, sino en dos distintos: el presencial y el virtual. Esto significa que es necesario hacer un mayor esfuerzo puesto que, en la práctica, es como organizar un evento presencial y un evento virtual en paralelo.

Y cada uno de ellos tiene sus necesidades y particularidades pero al mismo tiempo deben seguir un hilo conductor que consiga que el resultado final sea coherente y ofrezca una buena experiencia a todos los asistentes y participantes

A continuación, te contaremos en detalle todos los aspectos que hay que tener en cuenta durante la organización de eventos híbridos para que estos tengan todo lo indispensable para ser exitosos.

Definir el objetivo, la audiencia y el formato

En primer lugar, es importante tener claro qué se quiere conseguir con el evento, a qué público va dirigido y cómo se va a estructurar. Los eventos híbridos se pueden organizar en diversos formatos como por ejemplo conferencias, eventos corporativos, talleres, eventos de networking, eventos musicales, etc.

Elegir las sedes físicas y las plataformas de streaming adecuadas

Después se debe elegir el lugar o los lugares donde se va a celebrar el evento presencial, teniendo siempre en cuenta el aforo, la accesibilidad, la seguridad y la calidad de las instalaciones. Asimismo, se debe escoger la plataforma a través de la que se va a retransmitir el evento en streaming, teniendo en cuenta aspectos como su usabilidad, funcionalidad y compatibilidad. Y es que recordemos que el objetivo de los eventos híbridos es llegar al mayor número de personas que sea posible.

Diseñar los contenidos y la agenda del evento

Un paso fundamental en la organización de eventos híbridos es la creación del contenido que se va a transmitir en el evento, tanto en la parte presencial como en la online. Es imprescindible tener en cuenta aspectos como el tono, el estilo y el formato para que resulte atractivo, relevante y adaptado al medio. Asimismo, también se debe elaborar la agenda del evento, donde será vital fijar los horarios, los ponentes y las actividades a realizar.

Publicitar el evento y captar asistentes

Otro de los aspectos importantes es el que concierne a la difusión del evento a través de los canales adecuados para llegar de forma efectiva al público objetivo. Algunas de las estrategias más habituales son el email marketing, las redes sociales, el sitio web (posicionamiento SEO y anuncios de pago) o los medios de comunicación.

Tener el equipo técnico y humano necesario

Como no, una de las partes fundamentales de la organización de eventos híbridos es la técnica. Y es que contar con el equipo necesario es vital para garantizar la calidad de la retransmisión en streaming, además de la gestión del evento tanto en la parte presencial como en la virtual.

Se deben asignar roles y responsabilidades a cada miembro del equipo y tener una coordinación adecuada para que todo salga redondo y se pueda ofrecer una experiencia de primer nivel a los asistentes.

Hacer pruebas previas al evento

Evidentemente, antes de realizar un evento híbrido, hay un gran trabajo detrás de pruebas para comprobar que todo funciona correctamente y evitar posibles fallos o incidencias durante el mismo. Aspectos fundamentales para un resultado final exitoso son la conexión a internet, el sonido, la imagen y la iluminación, además de la interacción entre las localizaciones físicas y las plataformas virtuales.

Llevar a cabo el evento y fomentar la participación

Lógicamente, el evento se debe realizar siguiendo la agenda previamente establecida y cuidando todos y cada uno de los detalles. Pero no solo los que se han preparado antes, ya que durante el evento híbrido se debe fomentar la participación de los asistentes tanto presenciales como virtuales. Para ello hay innumerables herramientas que se pueden utilizar como las encuestas, los chats, las preguntas o la gamificación.

Valorar y analizar resultados y hacer seguimiento

Una vez que el evento híbrido ha finalizado toca evaluar los resultados mediante indicadores tan diversos como el número de asistentes, el nivel de satisfacción con la experiencia, el impacto en redes sociales y, también por supuesto, el retorno de la inversión.

Será fundamental recopilar el feedback de los asistentes, los conferenciantes y los colaboradores para identificar los puntos fuertes y las áreas donde caben mejoras. Por último, no menos importante es hacer un seguimiento de todos los participantes para mantener el contacto y fidelizarlos.

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Como acabas de ver, los eventos híbridos son una nueva forma de conectar con la audiencia de tu marca o empresa que te permite proporcionarle experiencias únicas y memorables sin renunciar a las ventajas de la interacción humana que tiene lugar en los tradicionales eventos presenciales.

Si quieres organizar un evento híbrido que sorprenda a tu audiencia y cumpla los objetivos que tienes en mente, en Aleuto te podemos ayudar. Contamos con un equipo de profesionales expertos con un largo recorrido en la retransmisión de eventos en streaming en Galicia que te asesorarán y acompañarán en todo el proceso.

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